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現金出納帳の書き方

現金出納帳のつけ方

 

 

 

 

現金出納帳は、日々のお金の動きのみを記録するもので、


本日はいくら使った。

 

 

税金を支払った。

 


銀行からいくらおろした。


いくら余った。


今日の残高はいくら。


というふうにお金の動きに着目して、

 

お金の流れを記帳するだけのもので、


損益計算書や貸借対照表などの財務諸表と、


密接なかかわりがあるキャッシュフロー計算書とは、

 

異質のものです。

 

 

 


現金出納帳に、記載するのは4つだけです。


 

日付(実際に入出金のあった日)、

 

摘要(取引の相手方と取引の内容)、

金額(現金を払ったり、受け取ったりした額)、

 

残高(現金がいくら残っている)

 

これだけです。

 

 

                      現金出納帳

 

日付

摘要

収入金額

支払金額

残高

2/1

前月繰越

 

 

100,000

2/4

雑費

 

600

99,400

2/4

交通費

 

10,000

89,400

2/10

通信費

 

30,000

59,400

2/15

修繕費

 

30,000

29,400

2/20

普通預金引き出し

200,000

 

 229,400

2/21

仲介手数料支払い

 

190,000

39,400

2/24

普通預金引き出し

400,000

 

 439,400

2/25

事業主貸、生活費支払

 

290,000

149,400

 

当月合計

600,000

550,600

 

 

 


計算違や記入漏れがあったり、

 

領収書やレシートが、1枚でも欠けてしまうと、

 

帳簿上の現金残高と、実際の現金残高が、

 

合わなくなるので注意が必要です。

 

 


個人事業主が、帳簿の作成に取り組むうえで、


最も重要なものの一つが現金出納帳と預金出納帳の記入です。

 

 

 

 

その証拠に、銀行は、

 

帳簿とお金の残高が1円でもあわなかったら、


徹底的に追求しますよね。

 


何日もかかってでも原因を突き止めます。

 

 


現金出納帳と預金出納帳さえ、きちんと付けられれば、

 

記帳は8割がたできたのと、同じといってもいいぐらいです。

 


現金出納帳は、前日までの、

 

現金残に当日の現金入金を記入して、

当日の現金出金を差し引いて計算していきます。


 


現金出納帳をつける目的は、

 

加減算した後の帳簿上の現金残高と、

実際の手許現金残高とを合わせることで、

 

使途不明金をなくすことです。


 


帳簿と手元を合わすだけですが一つ間違えば、


非常に手間のかかる作業になります。


 


現金出納帳は、現金の入金と出金の際にその都度、

記帳していくのが基本です。


 


しかし毎日の取引の度に、

 

いちいち領収書を見て帳簿を付けていくのは

たいへん、手間がかかると言うかも知れません。

 

 

そうかといって、毎日つけなければ、

 

あとでまとめてつけると余計に手間がかかります。

 

それでも、日々付けるのは面倒、あるいはできないという人は、

 

何日分かまとめて付けることもやむを得ません。





取引が多いのなら、ひとまとめにして、

 

小口現金のような勘定科目をこしらえて、

 

ここに記入して、最後に小口現金から、

 

現金という科目に移し替える方法もとれます。


(小口現金出納帳に記入して残高を現金勘定に振り替える)

 

 

 

 

現金出納帳を、つけていないと後で面倒になってきます。

 

 

当然、確定申告時には期末の貸借対照表の現金を、

 

記入する上で必要になってきます。

 

 

 

 

そうはいっても、現金出納帳を付けておられない方や、

 

そもそも、出納帳などをつける習慣がない大家さんも、

 

おられますので、そんな場合は、まず、

 

領収書の整理から始めます。

 

 

現金出納帳の記入の仕方は、


実際の現金の動きに合わせますので、

 

先ず日付順に領収書を


並べていくことから始めます。

 

 


それから現金出納帳に、日付順に記帳していきます。


 

ただそうした場合、不動産取引の場合は入金は、

 

家賃収入がほとんどですし、

家賃は、振り込みが多いので、

 

そんな場合は、普通預金出納帳に記入しますので、

現金出納帳に記入するのは、

 

出金がほとんどになってきますよね。



だから支払いをしたら、とにかくそのつど、

 

領収書をとっておきましょう。

 


領収書があれば、後からでも付け加えられます。

 

 

 

しかし、領収書がないと計上できないのでは、

 

と思う人がいるかもしれません。


 


あくまでも賃貸経営の支出であるならば、

 

領収書がなくても、支出の際に

明細をメモしておき、そのメモから、


支出の内容を、現金出納帳に記載することは可能です。



 

賃貸事業にお金を使ったのだから、

 

領収書がないからと言って、帳簿を付けなければ、

 

現金の帳簿残高と、実際の残高が、

一致しなくなってしまいます。



不動産賃貸業の場合は、家賃は銀行口座に振り込まれ、

 

支払いはクレジットカードか預金通帳からの支払いが多く、

 

現金商売でないので、現金の動きが全くない日が、

何日も続く事があるかもしれません。


 


現金で支払わずに、

 

クレジットカードで支払った場合は、 

 

銀行引き落としになりますので、

 

これは、現金出納帳ではなく、

 

預金出納帳の記入になります。



クレジットカード支払いの確定申告の処理

 

 

 

繰り返しになりますが、現金出納帳の目的は、

 

帳簿残高と手許現金残高を合わすことです。





ちなみに、現金出納帳の期末残高は、

 

貸借対照表に記入する現金(期末)の金額になります。

 

 

 

 

 

もっとも、残高がゼロやマイナスなら、

 

もし、修繕が発生すれば支払うことができません。

 

 

 


そんな場合、大家さん個人の財布から現金を出したのなら、


この時点で、帳簿に記入しておく必要があります。

 


現金  xxx  事業主借  xxx

 

又銀行から借り入れたのなら

 

現金  xxx     借入金  xxx



また、家計用に事業から引き出したお金は、現金出納帳の、


出金欄にもきちんと記帳する必要があります。


例)

事業主貸 xxx    現金 xxx



事業主貸勘定は 事業主の私が個人の私に生活費を、


貸した場合をいいます。(文字どうり貸付金で資産になります)





逆に、事業主借とは事業主の私が 個人の私からお金を、


借りたお金のことをいいます。(借入金で負債です)

 

 

現金出納帳と実際の現金残高が一致しない場合があります。

 


その原因は記帳漏れや金額の誤り、

 

行方不明、紛失が考えられます。

 

 

ちなみに原因が不明な場合は、

 

手元現金在り高と帳簿が合わなくなりますので、

 

現金過不足勘定で調整します。

 

 

つまり、現金過不足が明らかになったときには、

 

帳簿上の数値を、実際有高にあわせるように、

 

修正する必要があるのです。

 

 

(手許残高よりも現金出納帳の残高が多い場合)

 

現金過不足   xxx     現金   xxx

 

 

そして後で、

 

3月3日、現金が帳簿残高よりも少ない理由が判明した。

 

これは、交通費の記入もれだった。そのとき、



3月3日 交通費  xxx   現金過不足 xxx  

 

となります。

 

また、(手許残高よりも現金出納帳の残高が少ない場合)

 

現金  xxx      現金過不足  xxx  

 

と処理し、

 

 

後で、3月13日、現金が帳簿残高よりも少ない理由が判明した。

 

これは、大家さんがポケットマネーで立て替えた分の記入もれだった。

 

そのとき、このように修正します。

 

3月13日  現金過不足  xxx   事業主借 xxx  

 

 

なお、決算時になっても現金過不足の理由が判明しないときは、


この現金過不足勘定を雑損失または、

 

雑収益勘定に振り替えなければなりません。

 

 

 

税務署や、金融機関などが現金出納帳や、


普通預金出納帳(預金通帳)の提示を求めるのは、


現金出納帳の記帳状況に不動産投資や、


事業の信頼性が最も端的に表れるからです。

 

 

こういった記帳は、パソコンのエクセルを使えば、


簡単で計算しやすく、保存しておくことができます。

 

 

後で紙の用紙に印刷しておいて保存しておきましょう。

 

 

エクセルに記入して計算すれば、

 

計算機を使う必要がなく、間違いがないですね。

 

 

 


なお、やむをえず、

 

現金出納帳をつけていなかったという方や、

 

そもそも、つける習慣のない大家さん、

 

また、現金と預金の区別が難しい場合、

 

現金勘定の検算方法として、

 

貸借対照表の書き方のページで説明したように、

 

家賃収入などの年間の収入金額の合計から、


年間で支払った現金と預金の金額を差し引いた差額が、


現金と預金の年末残高になります。

 

 

そこから、年末の事業用の預金通帳の残高を引いたものが、

 

現金の年末残高です。

 

 

つまり、


さまざまな経費の領収書やレシート、


クレジットカード明細書と、


預金通帳の入出金を、すべて拾い集めて、


それを、集計することで、


現金と預金の出費を把握することができます。

 


そして、現金の残高は、現金預金の残高から、


預金通帳の残高を引いたものになってきます。

 

 

 

 

おわりに

 

 

 

例えば小さな会社では社長自らが会社のお金を引き出すということが、


日常的に行われていたりします。

 

 

これでは悪意がなくても、いくらでも勝手なことができるし、


厳密な管理はできないかもしれません。

 

 

それを防ぐためには、社長自らが必ず出金の都度、


明確に記帳して残しておく必要があります。

 


銀行に預金をするにしても、


ホームセンターで資材を買ったものの支払いをするにしても、


またその他の経費の支払いをするにしても、


支払いをするたびに必ず記録に残して、


後で帳面に付けなければならないはずです。

 


また入金の場合も、振込があると、


内容を記入し、必要な証拠書類を残しておき、


記帳する必要があります。

 

 

 

小口現金を扱う場合でも、毎日締めにおいて現金の残高が、

 

小口現金出納帳の残高と一致することは当然です。

 

 

しかし、これは、現金の出し入れの都度、


現金の残高と帳簿の残高が一致しているという結果で、


なければならないはずです。

 


なぜなら、締めのときにつじつまを合わせるというのではなく、


すべての時点において、現金の動きと帳簿の動きが、


一致していなければならないからです。

 

 

そのためには、適切な頻度で、現金残高と帳簿残高とを、


チェックするようにしなければならないですね。

 


現金が動いている状態で確実なチェックがなされていれば、

 

万一問題が発生したとき、

 

その原因を見つけ出すのが容易ですし、

 

大家さん自身を守ることになると思います。

 

 

 

 


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